Entenda como melhorar processos internos do seu Recursos Humanos e transformá-lo em um RH Digital com o auxílio da automação!

A frase confirma: “Em um mundo VUCA, importa menos o que a gente faz e mais a velocidade com que a gente muda”. Isto é, em um ambiente tão volátil, incerto, complexo e ambíguo— tradução de VUCA para o português —, a agilidade e a descentralização passam a ser requisitos básicos, inclusive para conquistar um RH digital.

A velocidade já não é mais opção e, as empresas e profissionais que não se atualizarem, acabarão ficando para trás. Neste cenário, junta-se a perspectiva do RH 4.0, em que a automação dos processos chega para agregar valor estratégico e dar a velocidade tão necessária para os processos.

Na sua empresa, a descentralização do RH ainda não é uma realidade e você, profissional da área, está sobrecarregado com demandas burocráticas? Então continue acompanhando este conteúdo produzido com exclusividade pela Metadados — empresa que desenvolve Sistema de RH — e entenda como é possível mudar essa realidade, tornar seu RH digital e sobreviver em um mundo VUCA.

RH digital: uma necessidade urgente

A gestão de pessoas nunca foi uma atividade simples. Devido à complexidade, exigência e sigilo dos processos, a área de RH acabou centralizando as responsabilidades e dificultou o acesso às informações. Para consultar banco de horas, espelho do ponto, a própria folha de pagamento, entre outros processos, gestores e colaboradores precisam solicitar ao profissional de RH, sobrecarregando suas tarefas diárias.

Este posicionamento — até pouco tempo atrás — era compreensível, uma vez que as obrigações do setor ainda envolvem aspectos como orçamento da empresa e, principalmente, a vida laboral de dezenas de profissionais.  Contudo, neste cenário, o RH passa a assumir papéis e responsabilidades que, na maioria das vezes, não é somente dele.

Ao invés de se comportar como um balcão de atendimento, o RH precisa ter mais tempo para atividades estratégicas e para o cuidado com o bem-estar do colaborador, o que traz maior resultados à empresa e fôlego para sobreviver em um mundo VUCA.

Assim, surge a necessidade da descentralização dos processos do RH, onde há a divisão de responsabilidades na gestão de pessoas. Cria-se, então, a gestão compartilhada entre RH, gestores e o próprio colaborador, o que indica um novo momento para a área.

Esta nova conjuntura só é possível porque a tecnologia introduziu na área de RH inovações até então pouco conhecidas, como a automação dos processos, fruto, também, do novo RH 4.0.

RH 4.0: o que é?

O termo RH 4.0 é oriundo da indústria 4.0 que diz respeito às transformações pelas quais a economia está passando. Diferentemente das três primeiras revoluções industriais, esta não é caracterizada apenas pelo desenvolvimento das novas tecnologias, mas pela fusão delas, aproximando os mundos físico, biológico e digital.

Na prática, isso quer dizer que o RH passa a acompanhar e vivenciar essa revolução tecnológica por meio da automação dos processos, isto é, do RH digital. Assim, processos manuais e repetitivos, como a folha de pagamento, são realizados de forma automatizada com o auxílio de Sistemas de RH ou contabilidades especializadas, minimizando erros e o tempo necessário para sua execução.

O RH 4.0 surge, então, como um novo marco para a área de RH, mudando pensamentos e comportamentos centralizadores do RH. Assim, além do próprio RH, gestores e colaboradores podem ter acesso às informações que forem necessárias, por meio de autorizações de acesso e níveis de workflows.

Além dessas, podemos citar outras vantagens do RH 4.0, como:

Diminuição do tempo de trabalho na execução de tarefas;

Processos assertivos, rápidos e integrados;

Profissional com perfil mais adequado para cada tarefa;

Uso de recursos digitais móveis, como aplicativos de autogerenciamento;

Gestão e trabalho remoto;

Entre outros.

Por que fazer uma gestão descentralizada?

Quanto maior a empresa, mais difícil é controlar os processos manualmente, afinal, o número de colaboradores impacta diretamente na quantidade de trabalho que a equipe de RH precisará executar. Se a gestão for centralizada, o trabalho dificulta ainda mais.

Imagine o seguinte cenário: João, do setor de produção de uma indústria com cerca de 300 colaboradores, precisa ir ao médico. João já avisou seu gestor e agora precisará se deslocar até o setor de RH, no prédio administrativo da empresa, para formalizar que se afastará para ir à consulta.

No RH, João aguarda por 20 minutos, porque a única profissional disponível no balcão de atendimento estava com Maria, colaboradora do comercial que buscava o espelho do seu ponto para conferir o banco de horas.

No RH, a atendente imprime um relatório do banco de horas de Maria e consegue atender João, avisando-o que precisará do atestado do médico assim que retornar, assinado pelo gestor.

Após a consulta, João leva seu atestado médico para o gestor assinar. Por conta do trabalho, o próprio gestor se compromete a levar o atestado assinado ao RH, afinal, além do tempo que ficou no médico, João já havia ficado mais de 20 minutos aguardando para informar sua ausência ao RH – o que certamente causou algum prejuízo à empresa.

Muito atarefado, o gestor esquece de entregar o atestado de João e dia do fechamento do ponto, a analista de RH precisa sinalizar ao gestor, o que atrasa o fechamento do ponto e compromete o trabalho da equipe de RH. Essa é uma realidade na sua empresa também?

Bem, este é apenas um exemplo de processo em que a gestão centralizada gera perda de tempo, falta de rastreabilidade de documentos, perda de prazos e retrabalho.

Agora imagine se João pudesse abrir uma solicitação de consulta médica em um aplicativo do seu celular ou até mesmo em um totem instalado em seu setor. Em seguida, seu gestor aprova a demanda, também pelo aplicativo ou computador e, automaticamente, o RH está informado da ausência de João? E mais: se ao retornar, João colhe a assinatura do seu gestor no atestado, registra em foto e a anexa em seu ponto, passando automaticamente a informação ao RH. Seria uma forma de gestão descentralizada do processo, não é mesmo?

A cena acima é apenas uma demonstração de como a gestão centralizada dificulta o trabalho do RH e impacta na empresa como um todo, gerando complexidade na operação, bem como aumento e acúmulo de tarefas burocráticas.  Imagine se todos os 300 funcionários precisassem de um atendimento do RH hoje. Como seria?

Por isso fala-se tanto nas vantagens da gestão descentralizada, pois impacta em três aspectos:

#Gestão de Processos

Com o advento da tecnologia e a chegada do RH 4.0, a gestão de processos foi muito beneficiada, recebendo diversas ferramentas que automatizam as tarefas manuais e fornecem informações de apoio à tomada de decisões.

Além disso, essas ferramentas ajudam na visualização de dados, evitando o retrabalho e a perda de tempo, como para consultas de banco de horas, alterações contratuais, acompanhamento de vagas, avaliação de desempenho, aprovações coletivas, solicitações de férias seguindo regras específicas da empresa, inserção de atestados de forma digital e consultas diversas sobre a vida laboral.

Com o apoio dessas ferramentas, o gestor também pode acompanhar, de onde estiver, a movimentação de seus colaboradores, como a frequência, faltas, férias a vencer, gestão de benefícios, solicitações e muito mais.

Assim, a gestão dos processos ocorre ao mesmo tempo para todos, descentralizando e otimizando o tempo – tão precioso e custoso.

#Gestão de Pessoas

Dentro das suas parcelas de responsabilidade, gestores e profissionais de RH devem fazer a gestão de pessoas. Cientes de que há deveres que são restritos ao RH, como o próprio pagamento, e outros aos gestores, ambos podem iniciar desenhando os fluxos de aprovações, garantindo a melhor performance da descentralização dos processos.

Dentro de um sistema, é possível criar níveis de aprovação e tornar a gestão de pessoas automatizada, agilizando processos até então onerosos.

#Acesso às informações

O principal impacto da gestão descentralizada é no acesso às informações. Como no caso de João, se os processos fossem integrados, o tempo gasto para que colaborador, gestor e RH tivessem acesso às informações seria mínimo, geraria economia e traria reflexos positivos à própria gestão.

Além disso, quando tornamos as informações acessíveis conseguimos reduzir o tempo de atendimento do RH. Assim, a área deixa de ser centralizadora e gera autonomia aos envolvidos.

Há diversas ferramentas tecnológicas para recursos humanos disponíveis no mercado, inclusive da Metadados, que escreveu essa matéria. A LDJ Contabilidade em Florianópolis faz também toda a parte de gestão trabalhista para as empresas. Se você tem o interesse de descentralizar a sua folha de pagamento, fale conosco.

Fonte: Metadados