Os documentos trabalhistas que sejam de interesse de empregados, da fiscalização, ou da Previdência Social, deverão obrigatoriamente ser afixados pela empresa em local visível e com livre acesso.
Os documentos obrigatórios que devem afixar em quadro para visibilidade de todos os funcionários.
Conheça os detalhes de cada documento:
QUADRO DE HORÁRIO DE TRABALHO
O Horário de trabalho deverá constar em quadro, devidamente organizado e em consonância com o modelo expedido pelo Ministério do Trabalho, devendo ainda ser afixado em lugar visível. Se algum horário dos empregados seja diferente de outros, deve existir um quadro discriminativo, com todas as informações necessárias e especificadas, caso a caso. Deverá ocorrer a anotação de eventuais acordos coletivos, mantendo a transparência.
Empresas que tenham mais de dez empregados, obrigatoriamente deverão realizar a anotação dos horários de entrada e saída, e ainda a pré-assinalação do período de repouso e alimentação. Ressaltamos que neste caso, a documentação deve estar sempre disponível para possíveis fiscalizações.
As informações acima possuem embasamento no artigo 74º da CLT.
QUADRO DE HORÁRIOS DE TRABALHO PARA EMPREGADOS MENORES
No que se refere a empregados menores (14 a 18 anos), a empresa deverão relacioná-los em um quadro de horário especial, chamado Quadro de Horário de Trabalho de Menores.
ACORDOS COLETIVOS
Caso a empresa conceda férias coletivas, o aviso das referidas férias, deverá ser afixado com no mínimo 15 dias de antecedência de seu início, contendo a informação da data de começo e término, além das áreas da empresa que irão se enquadrar no referido acordo.
Além disso, cópia autenticada da convenção/acordo, inclusive o de compensação de horas de menor, deverá ser afixado na empresa, permitindo que todos os empregados tenham acesso ao seu conteúdo, conforme demanda o artigo 139º, § 2º e 3º da CLT.
ESCALA DE REVEZAMENTO
A empresa poderá adotar modelo de quadro de escala de revezamento, uma vez que não existe na legislação a regulamentação ou obrigatoriedade de que seja utilizado um determinado leiaute de documento. Porém, frise-se que essa escala será de caráter obrigatório, nos casos onde exista o serviço aos domingos e feriados, com exceção para elencos teatrais.
As escalas de revezamento deverão ser organizadas mensalmente para os homens, e quinzenalmente para as mulheres, (conforme determinam os artigos 67º e 368º da CLT), salientando que estas também deverão ser sempre afixadas em local visível.
GUIA DE PREVIDÊNCIA SOCIAL
Conforme o artigo 225º, VL, do Decreto nº 3.048/1999, é obrigatório que as empresas fixem cópias da Guia da Previdência Social (GPS), referente à competência anterior, pelo período de um mês no quadro de horário tratado no artigo 74º da CLT.
CENTRALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Empresas que possuem mais de um estabelecimento podem optar pela centralização dos documentos sujeitos à inspeção do trabalho. Porém, tal possibilidade não pode ser aplicada no que se refere ao registro dos empregados, ao controle de horário de trabalho, bem como ao Livro de inspeção do Trabalho, que deverão sempre permanecer no local onde ocorra a prestação de serviços, ou seja, especificamente em cada estabelecimento.
Caso os documentos se encontrem centralizados, o fiscal poderá conceder a empresa prazo de 02 a 08 dias para que estes sejam apresentados, conforme dispõe artigo 3º, § 1º da Portaria MTE nº 3.626/91.
Boletim LDJ Contabilidade