Mesmo com a intensa presença dos recursos digitais, as empresas precisam se preocupar com as viagens realizadas por seus funcionários. Com isso os profissionais de RH precisam saber a melhor maneira de garantir uma boa gestão de viagens corporativas dentro da empresa que atuam.
Nossa intenção é apresentar elementos cruciais, que vão desde o planejamento e acompanhamento até a obtenção e avaliação dos resultados, rápidos de serem lidos e que podem ser consultados sempre que você precisar.
Acompanhe este guia completo para profissionais de RH que é um check-list de pontos essenciais para gerir bem os recursos financeiros, mas também os humanos da empresa. E entenda qual é a importância da gestão de viagens corporativas e como usar essa ferramenta no seu trabalho:
1.0 Importância da Gestão de Viagens Corporativas:
Tão importante quanto realizá-las é garantir que haja uma gestão eficiente das viagens corporativas. Esse processo, assim como qualquer outro do empreendimento, precisa ser acompanhado de perto e com cautela de maneira que ofereça os melhores efeitos possíveis.
Pois somente assim a empresa garantirá que as viagens estejam adequadas ao propósito que possuem. Com isso alguns dos pontos mais importantes que justificam essa gestão são:
1.1 Política de Viagens:
É o primeiro passo. Não é apenas sobre colocar um monte de regras no papel, mas ter certeza do que está sendo estabelecido. Pensar nas necessidades da empresa e dos viajantes, se colocando no papéis de tais. Quem são os colaboradores viajantes, os cargos que exercem e quais recursos são importantes para eles em uma viagem? Estas são perguntas básicas que a sua política deve ser capaz de responder efetivamente.
Para se ter uma boa política na gestão de viagens corporativas de sua empresa, deve-se considerar que ela não deve estar somente centrada na visão financeira da empresa, mas também analisar a condição humana dos colaboradores, responsabilidade com aqueles que irão viajar e atenção às suas necessidades, certamente a política só terá a ganhar com a percepção mais profunda desses pontos que viesse do departamento de Recursos Humanos da empresa. Ignorar essa sensibilidade e visão técnica do RH é provavelmente escolher uma política de viagens que impeça que o processo possua o nível e resultado esperado.
Excelência é encarar os colaboradores com humanidade e junto a isso manter a saúde financeira da empresa e os negócios. E, sim, é possível fazer isso. Com a gestão, que vem para solucionar essa questão, pois garante, em primeiro lugar, que todos os pontos dessa política sejam definidos claramente. Também é a responsável por garantir que tudo seja devidamente cumprido ao longo de todas as viagens. Com toda gestão sendo realizada da maneira correta, é possível evitar o desperdício de recursos e de oportunidades em geral.
1.2. Evita a sobrecarga de setores
Sem uma gestão claramente definida, é muito comum que essa tarefa fique a cargo de setores como o RH. O grande problema é que essa parte do negócio não é específica para isso e ainda possui muitas outras tarefas, igualmente estratégicas.
Também pode acontecer de a responsabilidade desse processo passar para as mãos do setor financeiro. É comum que a tesouraria fique responsável por cuidar desses elementos, ao mesmo tempo em que deve dar conta de muitas outras obrigações.
Sem a definição de gestão, essa tarefa é acrescida a outras responsabilidades, sobrecarregando setores que não possuem relação direta com as viagens. Porém, quando tudo é definido de forma prévia e clara, a consequência é que há um equilíbrio entre as funções executadas por cada setor, sem que as viagens corporativas fiquem de lado.
1.3 Leva à redução de custos
Como se pode imaginar, com uma gestão que realiza o acompanhamento de perto ela contribui para que o empreendimento consiga reduzir os custos.
Em primeiro lugar, há o fato de que o cumprimento da política de viagens contribui para que não ocorram desperdícios ou excessos nas viagens. Definindo um orçamento e as boas práticas previamente, a empresa diminui as chances de pagar um valor que vai além do inicialmente desejado.
A diminuição dos erros e o aumento da eficiência de todo o processo, indo do planejamento ao reembolso, também são elementos que contribuem para que haja uma relevante redução de custos.
O mais importante é que a economia não acontece de modo a comprometer a qualidade das viagens. Não é necessário colocar em risco a segurança ou a qualidade dos recursos utilizados, já que a atuação integrada da gestão já é o suficiente para oferecer valores que são considerados satisfatórios.
1.4 Promove a resolução de burocracias
Durante as viagens feitas por funcionários, muitas ocorrências burocráticas podem acontecer. Em uma viagem internacional, por exemplo, há questões ligadas ao visto, conversão de câmbio e orientação nos locais. Imagine, por exemplo, um funcionário que viaja para outro país e não recebe as orientações corretas sobre a imigração ou necessidade de vacinas.
Mesmo viagens nacionais têm suas questões, como reservas de hotel e compra de passagem, contratação de transporte, cumprimento de horários e assim por diante. Todas essas são tarefas burocráticas, que podem ser acompanhadas de imprevistos.
Quando um voo atrasa e a conexão é perdida, quando o hotel não fez a reserva adequadamente ou quando a viagem precisa ser cancelada de última hora, é fundamental agir o quanto antes para evitar perda de recursos e de boas oportunidades.
Graças à gestão de viagens corporativas, isso é possível. Os profissionais ficam responsáveis por cuidar dessa parte, de modo a garantir que tudo aconteça da forma tão simples e econômica quanto possível.
Além de tudo, a resolução das questões burocráticas acontece levando em consideração a política de viagens, garantindo alinhamento e cumprimento de todas as questões.
Ao final, o processo de viajar pela empresa se torna mais simples e longe de situações que podem comprometer os resultados.
1.5 Amplia a satisfação dos funcionários
A satisfação dos funcionários também é um elemento importante para que as viagens corporativas sejam um sucesso. Como muitas vezes essas viagens são feitas para fechar negócios grandes, é fundamental que os colaboradores estejam engajados, motivados e comprometidos com os resultados.
O fato é que uma boa gestão de viagens corporativas auxilia exatamente nisso. Com tudo organizado e com menos burocracia, a preparação para a viagem já acontece de forma mais tranquila.
Durante o deslocamento, pesa a favor o fato de que escolhas de qualidade são feitas, favorecendo o seu conforto. Já no destino, há o apoio oferecido pela equipe de gestão, de modo a lidar com quaisquer imprevistos e dificuldades. Com o funcionário se sentindo mais seguro, ele tende a aproveitar melhor a oportunidade trazida pela viagem.
Na volta, não há dificuldades na questão do reembolso. Como a política de viagens é clara, justa e estruturada, tudo acontece em menos tempo, de modo a favorecer a satisfação dos colaboradores.
Isso não apenas melhora a representação da empresa por parte do funcionário, mas garante que ele se sinta satisfeito com a organização em geral. Isso facilita a retenção de talentos e diminui custos com possíveis reclamações e problemas similares.
Com uma boa prática de gestão de viagens corporativas, o empreendimento pode controlar melhor os gastos e resultados, além de aumentar a satisfação do time.
Fonte: ConarRH