O que é e como será a implantação do eSocial.

O eSocial é um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.  O investimento é da ordem de R$ 100 milhões, aplicado predominantemente em tecnologia da informação para o desenvolvimento da plataforma e foi estabelecido pelo decreto 8373, de 2014.

Todas as informações coletadas pelas empresas vão compor um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal, que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.

Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

Quais as mudanças para o RH

O setor de recursos humanos precisará lançar informações no sistema todos os dias. Assim que o envio é feito, o profissional receberá um protocolo de validação do recebimento por parte da Receita Federal. Cada prazo vai variar de acordo com a atividade. Por exemplo:

• ADMISSÃO E DEMISSÃO, o setor deve informar assim que ocorrer, pois o trabalhador não poderá exercer suas funções enquanto o arquivo não for lançado na base;
• JORNADA E MUDANÇAS DE HORÁRIOS, qualquer alteração deve ser informada assim que ocorrer, mesmo para aqueles trabalhadores que não precisam marcar o ponto;
• FOLHA DE PAGAMENTO, o prazo para o envio é no dia 7 do mês seguinte;
• ALTERAÇÕES SALARIAIS, deverão ser enviadas no dia seguinte à alteração.

Mas os profissionais de recursos humanos não devem se assustar com as mudanças que o eSocial irá impactar nas suas rotinas diárias. O fato é que você vai perceber que de maneira rápida, os efeitos da implantação e da diminuição da burocracia irá, na verdade, facilitar a rotina.

Todas as empresas devem estar preparadas tecnologicamente para seguir o que determina essa nova medida governamental. A importância do contador nesta fase de implantação é imprescindível.

Quais são os sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo eSocial Empresas?

Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:

• GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE –  Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD –  Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

Além disso, o sistema deve diminuir as ocorrências de erros ao possibilitar a inclusão de dados em tempo real. O programa também permitirá a geração automática de guias de recolhimento do FGTS e de outros tributos.

Um detalhe importante é que nenhuma nova obrigação será exigida com a implantação do eSocial — a única mudança está na unificação dos documentos. Outra vantagem é ampliar a produtividade do setor de RH, já que todas essas atividades serão simplificadas. 

Qual é o prazo para a implementação do eSocial

Após várias prorrogações, a data prevista para todas as empresas implantarem o eSocial é de 16 de Julho de 2018 e entes públicas em janeiro de 2019, relata o G1.

A partir de julho, as empresas emitirão duas guias no eSocial, uma para o FGTS e outra para os outros tributos. Essas guias serão únicas para o CNPJ matriz das companhias. Hoje, as guias são emitidas por estabelecimento.

Para as demais empresas, as guias passarão a ser emitidas pelo sistema online a partir de janeiro de 2019. Entre julho de 2018 e janeiro de 2019, as empresas abastecerão o eSocial com informações, mas emitirão as guias pelo sistema antigo.

EFD-REINF e o eSocial

É importante deixar claro que o eSocial será complementado pela EFD-REINF, obrigação que compreende eventos que estavam no projeto inicial do eSocial e que agora serão tratados de forma independente, ou seja, mais uma obrigação que faz parte do projeto SPED, e acompanha o cronograma do eSocial.

A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Por que o programa beneficia a população em geral e não apenas as empresas?

Além de simplificar a vida das empresas, o eSocial Empresas trará benefícios significativos para o empregado, pois será possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

A sistematização das informações no eSocial envolve os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Isso significa que trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial.

A entrada em operação desse novo procedimento vai contribuir também para uma melhoria na elaboração e tomada de decisão em políticas públicas, bem como na prestação dos benefícios previdenciários aos trabalhadores.

A rotina das empresas passará por uma grande transformação, visto que o eSocial vai unificar o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o Governo Federal, o que demandará das empresas a integração total dessas informações. A partir daí a inteligência do sistema adotado vai “agregar” valor a tais dados, visto que será capaz de relacionar as informações, detectar erros.

É uma medida de desburocratização. O objetivo do Governo Federal, ao criar o eSocial, é simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas. Esse procedimento vai substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, atualmente entregues de forma separada a cada órgão.  A maior transparência no repasse dos dados para a administração federal resultará na redução dos índices de sonegação.

Baixe o manual do eSocial: BAIXAR MANUAL

Fonte: Portal eSocial e Arquivei