Há documentos que ficam armazenados na empresa e outros que são armazenados pelo contador ou escritório de contabilidade contratada.

Veja como distribuir os documentos:

A documentação que deve ser guardada pela empresa:

Documentos da constituição da empresa, como o registro de firma individual e/ou contrato social e os registros em todas as repartições fiscais, como o CNPJ e o alvará de funcionamento.

 

Também devem ser mantidos, depois de efetuados os devidos lançamentos fisco-contábeis, todos os documentos referentes à atividade. Eles devem retornar à empresa logo após sua utilização pela contabilidade:

• Notas fiscais de compras
• Despesas gerais (água, luz, telefone)
• Talonários de vendas
• Guias de recolhimento de todos os tributos
• Extratos bancários
• Livro ou ficha de registro dos empregados
• Registros de ponto dos funcionários, para averiguação do Ministério do Trabalho

• Livros fiscais e contábeis
• Cópia do livro ou ficha de registro dos funcionários

A documentação que deve ser guardada pelo escritório de contabilidade:

• Contrato de prestação de serviço entre a contabilidade e a empresa
• Cópia dos documentos de constituição da empresa