Veja os passos para contratar uma assessoria contábil e fazer um bom acompanhamento do serviço
Um empreendedor que visa ao crescimento da sua empresa precisa ter conhecimento profundo sobre a situação econômico-financeira do negócio. A contabilidade deve ser encarada como um recurso valioso de gestão, e não como uma obrigação enfadonha. Entre as várias vantagens de uma boa análise contábil está uma melhor compreensão dos custos e das despesas da empresa, além da rentabilidade do capital investido. Com essas informações, o empreendedor pode direcionar melhor suas decisões e seus aportes.
Outros benefícios de uma boa gestão contábil são a possível redução da carga tributária incidente sobre a empresa. Com uma boa orientação de um contador, o empresário pode escolher o regime de tributação mais adequado para o negócio em determinado momento. Algumas indicações que também podem auxiliar o empresário são quanto ao nível de endividamento – se está adequado – e se o negócio está realmente dando lucro.
Escolher uma boa assessoria contábil é fundamental nesse processo. Confira os passos para assegurar o melhor acompanhamento para o seu negócio.
- Como escolher um escritório de contabilidade?
Iniciar a sua busca pela internet é um passo válido, mas lembre-se de que o escritório deve ser localizado na mesma cidade que a empresa. Isso porque a legislação contábil e as obrigações tributárias podem variar bastante em diferentes locais.
Indicações de bons serviços são geralmente úteis. Uma opção é solicitar ao escritório uma breve relação de clientes para procurar referências. É possível, também, buscar indicações de empresários conhecidos que estejam satisfeitos com o trabalho de suas empresas contábeis.
- Encontrei um escritório. Como proceder?
É aconselhável realizar uma consulta no Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis (Sescon) do estado para verificar se o escritório é filiado. Também é necessário consultar o Conselho Regional de Contabilidade (CRC) para checar se tanto a empresa como seus responsáveis estão devidamente inscritos e regulares no exercício das suas funções. - Quanto devo pagar de honorários?
Os valores podem variar bastante de acordo com os serviços demandados. A Fenacon recomenda levantar um orçamento com alguns escritórios e então avaliar o custo-benefício de cada um deles. Não existe regra certa a respeito do que abrange o serviço de contabilidade. - Como deve ser o acompanhamento?
Independentemente de ter contratado um serviço de contabilidade, um empresário precisa conhecer minimamente os tributos e os encargos que incidem na atividade da empresa e acompanhar o recolhimento dos valores. Ele deve solicitar periodicamente à empresa contábil a certidão negativa dos principais órgãos (Receita Federal, Secretaria da Fazenda e Prefeitura Municipal), que é um dos indicativos de que a empresa não possui pendências. É bom, também, pedir com frequência um balancete.
Desde o início, é importante acordar em contrato reuniões frequentes com os profissionais da contabilidade. O acompanhamento ideal seria diário. Mas, como isso não é sempre possível, é indicado ao menos um encontro por mês. Essa reunião é importante, nem que seja para tomar um café e ter um panorama geral de como andam as finanças. Isso agrega valor ao trabalho de ambos os lados.
- Com quem ficam os documentos?
A documentação que deve ser guardada pela empresa:
Documentos da constituição da empresa, como o registro de firma individual e/ou contrato social e os registros em todas as repartições fiscais, como o CNPJ e o alvará de funcionamento.
Também devem ser mantidos, depois de efetuados os devidos lançamentos fisco-contábeis, todos os documentos referentes à atividade. Eles devem retornar à empresa logo após sua utilização pela contabilidade:
- Notas fiscais de compras
• Despesas gerais (água, luz, telefone)
• Talonários de vendas
• Guias de recolhimento de todos os tributos
• Extratos bancários
• Livro ou ficha de registro dos empregados
• Registros de ponto dos funcionários, para averiguação do Ministério do Trabalho
A documentação que deve ser guardada pelo escritório de contabilidade:
- Contrato de prestação de serviço entre a contabilidade e a empresa
• Livros fiscais e contábeis
• Cópia dos documentos de constituição da empresa
• Cópia do livro ou ficha de registro dos funcionários
- Quem deve pagar os impostos?
O serviço contábil nunca deve pagar contas. A assessoria é responsável por passar os vencimentos para a empresa, mas é o dono do negócio quem deve cuidar do pagamento. Se o empresário notar irregularidades no serviço de contabilidade, ele pode denunciar o escritório ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC), fazer a rescisão do contrato e procurar outro profissional.
Essa matéria acima foi escrita pelo redator da revista PEGN (Pequenas Empresas & Grandes Negócios) e queremos agregar com a sétima dica:
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